Corinne Etape 3 : Recruter et intégrer, la base !
Avez-vous déjà entendu parler du on-boarding ? 🤔
Si vous répondez “NON” à cette question, qui n’en est pas vraiment une, c’est que vous avez été déconnecté de la planète “monde du travail” depuis quelques années !
Le “on-boarding”, c’est quoi ?
Et bien, c’est la version anglaise de “parcours d’intégration” !
Je ne sais pas vous mais personnellement depuis que ce terme est apparu (je dirais il y 5 ans environ), j’ai comme l’impression que les entreprises découvrent l’intérêt qu’elles auraient à mettre en place un parcours d’intégration.
Ce qui est le plus surprenant, c’est qu’en utilisant un terme anglophone, d’un coup le sujet devient tendance ! C’est valable pour d’autres sujets comme le remote (télétravail), l’off-boarding (départ du salarié), le ghosting (candidats qui ne se présentent pas) …
Après tout, ne nous plaignons pas ! Si l’utilisation de mots anglophones, ajoutée à un monde du travail en pleine mutation permet une prise de conscience sur l’importance que joue le parcours d’intégration, alors je dis BANCO !🥳
Le parcours d’intégration commence dès le recrutement. Les frontières sont floues et chacun adapte en fonction de son entreprise, de sa culture, de son besoin.
Process type :
Cela paraît tellement évident et pourtant …
Le recrutement et l’intégration sont des sujets qui revêtent une grande importance mais parmi une multitude d’autres qui le sont tout autant.
Et oui, c’est une des difficultés du métier de RH : prioriser son action ! Et j’avoue que c’était aussi l’une de mes difficultés. Les journées ne font que 24 heures (et on ne les passe pas toutes au travail sinon on finit en burn-out !), les équipes ne sont pas capables de tout intégrer (maturité, temps disponible, …), les budgets ne sont pas extensibles …mais les sujets sont nombreux !
C’est, parfois, pour cette raison que les sujets du recrutement et de l’intégration passent en mode pilote automatique. Ils avancent un peu tout seuls.
Exemple d’une situation (toute ressemblance avec un événement n’est que fortuite bien entendu !)
Le recrutement, c’est le début de votre histoire avec ce futur nouveau salarié. Le temps que vous ne prenez pas au démarrage, c’est du temps que vous perdrez par la suite. Vous devrez relancer un recrutement ou vous devrez gérer un salarié insatisfait (et tout ce qui en découle : absentéisme, conflits, incompétence, …)
Un travail d’équipe
A mon humble avis, l’une des plus grandes difficultés dans le recrutement est la somme des acteurs concernés. Dirigeants, managers, salariés … ont tous un rôle à jouer. Il est vrai que c’est le cas dans quasiment tous les champs des ressources humaines, mais dans celui du recrutement, cela me semble encore plus marqué.
Pour qu’un recrutement réussisse, il est fondamental d’avoir un réel travail d’équipe entre toutes les composantes humaines de l’entreprise.
Alors concrètement, on fait quoi ?
Je vous livre quelques actions clés.
Recruter
- L’analyse du besoin
Lorsqu’un besoin de recruter est formalisé, prenez systématiquement du temps pour repenser votre organisation.
J’utilise en général la méthode du RACI. Elle permet d’avoir une analyse assez poussée et visuelle sur le qui fait quoi et les éventuels dysfonctionnements. (pour en savoir plus sur cette méthode, un article intéressant de la CEGOS)
A partir de là, la définition du profil se fera toute seule.
- La rapidité
Ne pas confondre vitesse et précipitation ! Cette vieille expression est toujours d’actualité. Dans un marché de l’emploi tendu, je vous invite à ne pas tergiverser pour valider votre candidat. Il ne sera peut-être pas idéal, il n’aura sûrement pas 5 pattes mais s’il correspond à 80% de l’attendu alors GO !
Si vous prenez trop de temps, il y a de fortes chances qu’une autre entreprise le recrute entre temps. De plus, cela risque de ternir votre image car en tant que candidat ce n’est pas évident d’être dans l’attente de la réponse.
Attention ❗, si vous avez le moindre doute (fondé bien entendu !)❌ ON N’Y VA PAS ! ❌
- L’attention portée aux candidats
Quand je recrute, je m’expose et j’expose mon entreprise. Toutes vos actions auront un impact sur l’image de marque de l’entreprise. Alors bien entendu, si vous faites tout bien, il n’est pas sûr que ce soit remarqué car cela sera jugé comme “normal”. Mais si vous faites des “boulettes”, vous risquez d’en payer le prix, en particulier aujourd’hui à l’heure des réseaux sociaux.
🚨Apporter une réponse à chaque candidat. Je l’ai vécu, je sais à quel point cela peut être compliqué mais pour autant, c’est la base.
➔Pour les candidats refusés dès le CV, une réponse “type” c’est toujours mieux que rien ! (pour vous inspirer, je vous conseille le post de Maude Mouton (Chalmandrier))
➔Pour les autres, ceux que vous avez eu au téléphone ou que vous avez rencontrés, dites-leur pourquoi ils ne sont pas retenus.
- C’est leur montrer un minimum d’intérêt et leur donner la possibilité de progresser
- C’est conserver des candidats pour d’autres postes à l’avenir. Ils n’étaient peut-être pas les bons pour ce poste précisément mais vous aurez d’autres besoins, qui c’est ?
Intégrer
- Accueillir
Dès tout petit, nos parents nous apprennent à dire “Bonjour” quand nous rencontrons des personnes. Alors, si on faisait pareil en entreprise !
Prendre le temps de dire “Bonjour” à la nouvelle recrue, c’est la considérer, lui montrer qu’elle a de l’importance et c’est la rassurer si besoin en était.
Quelques idées qui ne coûtent pas chers (ça plaira aux financiers🤑) et faciles à mettre en place :
- Prévenir les équipes de l’arrivée de la nouvelle recrue
- Préparer la logistique (PC, bureau, EPI, …)
- Organiser
- une première journée avec découverte de l’entreprise et des équipes, gestion des derniers points administratifs
- la première semaine pour une mise en immersion progressive
- des rencontres si besoin de voir des personnes en particulier
- …
- Former
Il y a de fortes chances que votre petit nouveau ne possède pas toutes les compétences requises pour tenir son poste. Rappelez-vous, le mouton à 5 pattes n’existe pas ! (non, je vous assure. Je l’ai cherché, comme vous mais je ne l’ai jamais trouvé)
Alors, identifier en amont de son arrivée comment il pourra développer ses compétences : formation (présentiel, e-learning, …), doublon sur un poste, immersion au sein de certains services, transfert de compétences en interne (tuteur, ancien titulaire du poste, …)
- Suivre
D’après mon expérience, l’une des plus grandes difficultés que nous vivons lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, c’est le suivi.
La difficulté réside dans le fait que le suivi nécessite de sortir du quotidien, de l’opérationnel pour prendre un temps de réflexion, d’analyse et d’échange.
Faire en sorte que la première journée soit sanctuarisée, beaucoup d’entreprises arrivent à le faire. Mais bloquer des temps à différentes étapes du parcours du salarié, c’est plus compliqué ! Comme il est compliqué, encore, pour bon nombre d’entreprises et de managers, de bloquer du temps pour les entretiens annuels … (voyez-vous de quoi je veux parler ?)
Le suivi, c’est comme l’analyse du besoin, c’est pour moi un élément essentiel pour la réussite du recrutement et de l’intégration.
C’est un moment, au cours duquel nous allons pouvoir échanger sur ce qui fonctionne ou pas et comprendre pourquoi. Il sera ainsi possible de rectifier le tir … ou pas ! (c’est l’occasion de se rendre compte que la mayonnaise ne prend pas).
Attention ❗ Cet entretien est aussi l’occasion pour le salarié d’exprimer son point de vue, ses idées, son analyse … il est primordial d’accorder de l’importance à ses propos, d’être à l’écoute. Cela peut permettre d’enrichir l’entreprise.
L’idée n’est pas de multiplier ces temps d’échange mais de les positionner à des moments stratégiques et de les préparer avec un objectif clair.
Je conseille d’organiser des points à minima :
➔A l’issue de la première semaine
Prendre le pouls et savoir tout de suite ce qui ne va pas avant le départ en week-end
➔A la fin du 1er mois
Faire un bilan poussé et organiser la suite
➔A l’issue de la période d’essai
Stop ou encore ?
➔Tous les 3 mois
S’assurer que le plan se déroule sans accroc, corriger, ajuster pour pérenniser
Et les outils dans tout ça ?
La technologie doit être au service du processus, et non l’inverse !
A vouloir choisir un outil sans avoir travaillé en amont son processus, on se plante ! On veut aller vite, on veut être tendance et on oublie le principal : quel est l’objectif de cette démarche ? Qu’attendons-nous comme résultat ? Quelles sont les attentes de notre cible ?
La digitalisation, c’est bien ! Ou du moins c’est dans l’air du temps et nous ne pouvons pas l’ignorer … enfin je crois !
Pour autant, devons-nous en être les esclaves ? NON !
Dans le domaine du recrutement, les outils sont particulièrement nombreux. Chacun y va de sa particularité et vous envoie du rêve : implication des acteurs, intégration réussie … à mon sens, ces outils ont pour principal intérêt l’optimisation de la gestion administrative et la centralisation du processus (rappel des étapes, approche collaborative, …)
En revanche, la dimension humaine se doit d’être prépondérante et ça, aucun outil n’est à ce jour capable de la remplacer !
En conclusion
Pour fidéliser il faut naturellement bien recruter et bien intégrer ! Pour cela, il est primordial d’établir un processus clair, partagé et de l’appliquer. Ce cadre donnera du sens à votre action (cf. mon précédent article)
Bonus 🎉
Mesdames et Messieurs les dirigeants, si on pouvait arrêter les situations du type :
Ma DRH préférée, ça y est j’ai trouvé un super candidat pour le poste, vous pouvez rédiger le contrat ? J’ai tout vu avec le candidat, c’est OK pour lui !
Vous connaissez la suite …
Si vous avez manqué les premiers épisodes, pas de soucis ! Ils sont en ligne sur mon site internet 😉.
Rédaction
Corinne Lusetti-Roger / Consultante et Formatrice en Ressources Humaines / C’RRH