En 2023, Laurence Caron, alors DRH du groupe hôtelier Grape Hospitality, m’a confié les rênes d’un projet stratégique : déployer un outil de recrutement, un ATS, sur l’ensemble du périmètre à savoir la France et l’Europe.

Avant d’aller plus loin sur la conduite de ce projet, revenons sur la notion d’ATS.

Un ATS, qu’est-ce que c’est ?

ATS signifie Attractive Tracking System. C’est un outil de gestion des candidatures qui permet de :

• Diffuser à partir d’un seul point vos offres d’emploi sur différents Job Boards (Indeed, France Travail, APEC, Hellowork, …)
• Réceptionner en un seul lieu l’ensemble des candidatures reçues
• Réaliser toutes les tâches de votre processus de recrutement dans un seul outil (tri, envoi d’e-mails, annotations, compte-rendu, …)
• Travailler de façon collaborative avec l’ensemble des acteurs impliqués dans le recrutement
• Tracer vos recrutements afin de les analyser et identifier les axes d’amélioration

Avec un ATS, l’entreprise améliore :

• La qualité de ses recrutements : l’automatisation de certaines tâches permet de consacrer plus de temps à trier les candidatures ou à échanger avec les candidats
• Son image de recruteur de par sa réactivité et un meilleur suivi. L’expérience candidats est augmentée.

Le contexte de mise en place d’un ATS

Grape Hospitality est un groupe hôtelier qui comme nombre d’acteurs de son secteur a connu des transformations importantes souligne Laurence Caron :

L’hôtellerie Restauration a connu un profond chamboulement ces dernières années. En effet, après la période Covid, les HCR ont connu un turnover très important et des difficultés de recrutement majeures. Aussi, mieux recruter nous a t-il semblé une évidence et la mise en place d’un ATS est une des briques de ce vaste projet.

A ce stade, il me paraît important de souligner le fait que la mise en place d’un outil tel qu’un ATS est UN élément de réponse aux difficultés de recrutement et absolument pas le SEUL élément. L’ATS est tout sauf une baguette magique.

Etat des lieux et qualification du besoin – l’étape clé !

Depuis 3 ans j’anime des formations sur le SIRH et la digitalisation auprès d’étudiants de Licence et Master RH. Et s’il y a bien une chose sur laquelle je suis particulièrement casse pied, c’est la conduite de l’état des lieux et la qualification du besoin.

Sous-estimer cette étape, c’est prendre un risque encore plus grand de se tromper dans le choix de l’outil et de mal accompagner le changement.

Au sein de Grape Hospitality, cette étape a été menée de façon collaborative !

La Commission RH

Une commission RH avait été mise en place composée de Directeur(trice)s d’hôtels, de managers, de RH Hôtels et de l’équipe RH siège. J’avais la charge d’animer cette commission chaque mois avec la DRH et Sébastien Bézier alors Directeur Délégué sur l’Est de la France et Directeur du Novotel Metz Hauconcourt.

Nous avons échangé avec cette commission à chaque étape du projet afin de s’assurer que ce que nous allions déployer était bien en phase avec la réalité des besoins. Il était inconcevable que cet outil soit perçu comme un énième outil imposé par le siège aux opérationnels.

Sébastien nous rappelle quels étaient alors les bénéfices attendus de cet outil :

Avoir un outil permettant de cadrer les recrutements, d’arrêter d’avoir des offres dépareillées afin d’être aligné avec l’image employeur souhaitée. Gagner en efficacité et diffuser très rapidement une annonce pour être réactif. Nous sommes pris par tellement de sujets terrain !

L’agence de communication RH

En complément du travail avec la Commission RH, nous avons aussi collaboré avec une agence de communication RH, Yelloways, et plus particulièrement Olivia Sampieri Lorie.

Olivia nous a accompagné tout au long du processus afin de nous partager son expertise de ce type d’outils.

Je vous invite à retrouver ICI, la totalité de son interview.

Le choix de l’ATS

Le marché de l’ATS est très concurrentiel comme le souligne Olivia. Trouver l’outil qui correspond à ses besoins n’est pas chose aisée et nous pouvons vite nous faire emmener par les éditeurs ayant déployés une stratégie marketing puissante.

La méthode Yelloways

Travailler avec Yelloways a été pour nous un gain de temps incroyable. Olivia a accepté de revenir pour nous sur la méthode utilisée par l’agence :

Si tous les ATS ont des fonctionnalités communes car indispensables à tout recrutement, ils ont également des différences notables dont il faut tenir compte avant de faire son choix.

Certains conviendront plutôt pour des recrutements volumiques, ou encore certains sont conçus à destination des TPE/PME et d’autres sont plutôt orientés grands groupes.

Yelloways est dotée d’un référentiel et d’un process qui répertorient les principales fonctionnalités des ATS du marché. Grâce à cet outil « homemade », nous avons la possibilité de préqualifier les logiciels ATS les plus pertinents en fonction des besoins exprimés à court, moyen et long terme par le client. Cette méthodologie lui permet de choisir un ATS correspondant à ses attentes.

Dans un 1er temps, nous avons procédé à un « audit » des besoins et attentes de Grape, ce qui nous a permis d’établir un cahier des charges. Ensuite, en fonction des particularités et des différentes fonctionnalités proposées par les ATS, nous avons présélectionné 4 logiciels et leur avons envoyé un cahier des charges. Enfin, nous avons organisé pour Grape des démos et des points d’échanges avec chacun des acteurs présélectionnés. Nous leur avons également demandé les coordonnées de quelques clients référents pour que Grape puisse avoir un retour d’expérience avec un utilisateur final, ce qui a permis de lever certaines réserves et de prendre une décision.

Un point important, notre rôle d’agence conseil est d’accompagner notre client mais de ne pas choisir à sa place.

Les démonstrations

Pour la conduite des démonstrations, nous avons fait en sorte d’être plusieurs afin de confronter nos points de vue et aussi parce que cette étape est dense en informations. Il est assez difficile de pouvoir mener de fronts : l’écoute, la prise de note, les questions et la bonne compréhension du fonctionnement global de l’outil.

Evelyne Joedicke, Directrice du Novotel Valenciennes, a participé avec la team RH aux différentes soutenances :

J’ai apprécié de pouvoir participer aux recherches et à la sélection de l’éditeur, voir toutes les possibilités qui existent sur le marché. Ainsi que de pouvoir donner notre avis d’exploitant sur ce genre de sujet.

A l’issue de l’appel d’offres, le choix de Grape Hospitality s’est porté sur l’éditeur français Beetween. Au-delà des fonctionnalités proposées par l’outil, Laurence Caron évoque d’autres critères déterminants dans ce choix final :

Une société à taille humaine et à l’écoute ; une société avec un service après vente réactif et dotée d’une forte flexibilité

Le paramétrage

Une fois l’éditeur choisi, une autre phase tout aussi importante démarre : le paramétrage !

Un travail d’équipe

A cette étape, une nouvelle actrice a fait son apparition : Joséphine Temporelle alors Directrice de l’Ibis Saint Gatien. Elle a été mon binôme afin que nous puissions conjuguer nos deux expertises RH et Hôtelières. Joséphine a accepté de revenir sur le rôle qu’elle a joué à cette étape :

Mon rôle a consisté à travailler en étroite collaboration avec Corinne afin d’analyser les différentes options disponibles, déterminer les paramètres les plus pertinents et définir leur formatage. Cette étape a nécessité une réflexion approfondie sur les usages futurs et une approche méthodique pour garantir une configuration optimale.

Le paramétrage d’un ATS est en soi relativement simple si on compare avec celui d’un outil de paie ou d’un outil de GTA (souvenir, souvenir …). Tout comme pour ces outils, il est stratégique car un mauvais paramétrage c’est la porte ouverte à la mauvaise voire non utilisation de l’outil.

Les principaux éléments

Les principaux éléments à paramétrer sont :

• Les accès
  • Il faut valider qui aura quelle licence. Grape Hospitality a la particularité d’avoir une organisation très décentralisée, notamment en RH. Ce sont les directeur(trice)s des hôtels qui recrutent ainsi que les managers. Il y avait donc de nombreux accès à créer avec des niveaux d’autorisations différents.
• Les modèles d’offres d’emploi
  • En amont du projet ATS, j’avais travaillé avec la Commission RH sur la rédaction de tous les modèles d’offres d’emplois. Ces derniers étaient hébergés sur un intranet RH que j’avais créé (sharepoint). Camille Viviès, RH au Pullman Toulouse Airport, et Audrey Leroy, RH au Mercure Lille Aéroport, reviennent sur ce point : « Le fait d’avoir préparé toutes les annonces en amont c’est top ! “
• Les modèles d’e-mail
  • Rédiger en avance tous les e-mails qui seront soit envoyés automatiquement soit manuellement par les recruteurs.
• Les job boards
  • Identifier les supports sur lesquels diffuser les annonces

Il y a eu à cette étape de nombreux allers-retours avec les membres de la Commission RH afin de s’assurer que le travail que nous menions avec Joséphine était en phase avec les besoins du terrain.

A la fin du paramétrage, nous avons réalisé des tests comme l’indique Audrey à la question

Quelles ont été pour toi les étapes clés ?

Faire les tests en amont en tant qu’admin pour voir si cela fonctionnait ou pas.

L’accompagnement au changement et la formation

La mise en place d’un ATS implique :

• Une évolution dans le processus de recrutement
• L’acquisition d’une nouvelle compétence à savoir la manipulation de ce nouvel outil

Afin de maximiser les chances de réussite de ce projet nous avons :

• Informé régulièrement les Directeur(trice)s des hôtels sur l’avancée du projet
• Formé dans un temps restreint plus de 150 utilisateurs
• Suivi de près l’utilisation de l’outil par chaque utilisateur afin de formuler des conseils personnalisés

Concernant la formation, nous avons fait le choix de former dans un premier temps les membres de la Commission RH afin qu’ils puissent tester l’outil avant d’appuyer sur le bouton GO !

Des « super formateurs »

Par la suite, nous avons demandé à certains membres de prendre la cape de “Super formateur” afin de former l’ensemble des utilisateurs. Former est un métier et ne s’improvise pas. Nous avions en plus le souhait que tout le monde reçoive le même niveau d’information. J’ai donc construit avec Joséphine un fil conducteur très détaillé et adapté à l’audience.

Camille était une des formatrices :

Le fait de faire des tests en amont c’était top. Nous avons eu la possibilité d’ajuster et de maîtriser l’outil pour le montrer. En cours de formation, des demandes ont été remontées ce qui a permis de continuer à faire évoluer l’outil.

Joséphine revient pour nous sur l’importance de cette phase de formation :

Une fois le paramétrage finalisé, nous avons entamé une phase de formation en incluant des collaboratrices du service RH. L’objectif était d’assurer une parfaite maîtrise de l’outil avant son déploiement général.

A la suite de cela, nous avons pris en charge la formation des équipes sur le terrain, notamment au sein des hôtels, pour une adoption fluide et efficace du nouvel outil. Cette transmission des connaissances a été une étape essentielle pour assurer la réussite du projet et favoriser une appropriation rapide par les équipes opérationnelles.

Le format

A la suite des formations, nous avons construit des présentations en mode “kit de démarrage rapide” pour aider les utilisateurs. Des retours d’expérience ont également été organisés afin de faire le point sur l’utilisation de l’outil, rappeler les bonnes pratiques et présenter les nouvelles fonctionnalités.

Le tout s’est déroulé en distanciel, les équipes étant réparties sur toute la France.

Sébastien nous partage son retour sur l’accompagnement projet :

Le fonctionnement adopté était le plus adapté. Les retours globaux étaient très positifs par la facilité d’utilisation de l’outil, la prise en mains. Pour les opé, c’était vraiment intuitif, facile et avec des formations adaptées pour y arriver.

Bilan du déploiement de l’ATS Beetween

Je laisse la parole à quelques uns des acteurs du projet :

Joséphine

À l’échelle de l’ensemble des hôtels, nous constatons un gain significatif en temps et en efficacité. L’outil simplifie le processus, et son aspect ludique rend le recrutement moins chronophage.

Sébastien

Après 8-9 mois, s’il fallait retourner en arrière, ça me ferait mal. C’est tellement bien fait, ça centralise tout. On manque de réactivité encore aujourd’hui avec des temps de réponse encore long alors que l’outil permet de le faire simplement

Camille

Cet outil facilite le quotidien. Tu n’as plus à te connecter à 10000 outils différents. C’est quasiment en un clic. C’est un gain de temps énorme. Il améliore l’image auprès des candidats. Certains m’ont remercie de leur avoir envoyé une réponse négative !

Evelyne

C’est un outil qui a toute sa place surtout face à la quantité de canaux de recrutement qui existe : linkedin, indeed

Audrey

C’était un beau projet et ça nous aide bien ! Le tri de CV et l’analyse sont super rapides. Cela évite de tout imprimer. Le manager peut regarder aussi, cela permet de partager le travail.

Le déploiement de l’ATS a fait naître de nouveaux besoins et a montré que l’ATS seul ne suffisait pas à résoudre toutes les difficultés de recrutement. C’est dans ce cadre que j’ai formé une partie des managers à la conduite des entretiens de recrutement sur l’année 2024.

D’autres actions ont été initiées par Grape Hospitality dont la sponsorisation des offres sur Indeed.

En bonus quelques recommandations

J’ai demandé à Laurence Caron quelle recommandation elle formulerait à une entreprise qui veut s’engager dans cette démarche :

C’est un projet qui nécessite des ressources. Il ne peut être intégré à une charge de travail « run » déjà existante. Afin de tenir les délais, avoir un déploiement rapide et efficace, je recommande donc de sous traiter la conduite de ce type de projet.

Je laisse le mot de la fin à Joséphine …

Pour conclure, avoir un outil efficace, bien former, être présent et Accompagner avec un grand A…. C’est primordial !

Pour aller plus loin

Au mois de mai, j’aurais le plaisir d’animer avec les équipes de Beetween un Live Des RH sur ce qu’est un ATS et concrètement ce qu’il peut vous apporter. Pour vous inscrire, c’est ICI.

Un peu de lecture …

Je vous laisse vous replonger dans mon article « Les 3 points clés pour un recrutement efficace ». Un bon complément à celui-ci ! Lire ICI.